KI-Telefonassistent für Unternehmen
KBD entwickelt KI-Telefonassistenten für Unternehmen, die eingehende Anrufe zuverlässig entgegennehmen, Anliegen erkennen, Termine vereinbaren, Rückrufe vorbereiten und komplexe Fälle an Ihr Team übergeben. Die Lösung wird DSGVO-konform geplant, mit transparenter KI-Kennzeichnung, klarer Eskalationslogik und Integration in Kalender, CRM, Ticketsystem oder Telefonanlage.
Wann lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Die typischen Problemfelder:
Die Zahlen sprechen für sich:
Was kann ein KI-Telefonassistent automatisch erledigen?
Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe an, versteht das Anliegen und löst den nächsten sinnvollen Schritt aus. Wenn ein Mensch übernehmen muss, läuft die Übergabe nach klaren Regeln. Mehr zum Thema Kundenservice mit KI.
Anliegen erkennen
Termin, Rückruf, Notfall, Statusfrage oder Service. Der Assistent qualifiziert das Anliegen sauber.
Standardfragen beantworten
Häufige Fragen zu Öffnungszeiten, Leistungen, Abläufen oder Dokumenten werden direkt beantwortet.
Termine und Rückrufe
Kalenderintegration für Buchungen, strukturierte Erfassung von Rückrufbitten mit Name, Anliegen und Dringlichkeit.
Übergabe an das Team
Komplexe, sensible oder eskalationspflichtige Fälle gehen an die zuständige Person, mit Kontext und Zusammenfassung.
Ihre Vorteile
Keine verpassten Anrufe
24/7 Anrufannahme, auch nachts, am Wochenende und in Stoßzeiten. Unbegrenzte parallele Gespräche statt Warteschleife.
Keine verpassten Anrufe ansehenSofortige Terminbuchung
Anrufer buchen direkt im Gespräch mit Echtzeit-Kalenderprüfung. Ohne Warteschleife, ohne Rückruf.
Standardanfragen strukturiert bearbeiten
Wiederkehrende Standardfragen, Termine und Rückrufe laufen automatisch. Mitarbeitende konzentrieren sich auf komplexe Anliegen.
Standardanfragen strukturiert bearbeiten ansehenDSGVO-konform geplant
AVV nach Art. 28 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen, dokumentierte Datenflüsse, transparente Subprozessoren, Löschkonzept und Rollenrechte ab Projektstart.
DSGVO-konform geplant ansehenTransparente KI-Kennzeichnung
Anrufer werden zu Beginn über die KI informiert. Die Transparenzpflicht nach Art. 50 EU AI Act ist im Standard-Setup enthalten.
Transparente KI-Kennzeichnung ansehenIntegration in bestehende Systeme
Anbindung an Telefonanlage, SIP-Trunk, Outlook- und Google-Kalender, CRM, Ticketsystem, E-Mail und Webhooks. Die bestehende Rufnummer bleibt erhalten.
Implementierung in wenigen Wochen
Unser bewährter Prozess für schnelle Ergebnisse
- 30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich. Ziele und Anwendungsfall besprechen.
- 1–2 Wochen. Anforderungen, Daten und Verantwortlichkeiten prüfen. Ergebnis: Festpreisangebot.
- 4–8 Wochen mit definierten Kennzahlen.
- Optional, monatlich. Monitoring, Pflege und abgestimmte Erweiterungen.
Wirkung im Pilot prüfen
Typische Ergebnisse unserer Kunden nach der KI-Implementierung
Welche Wirkung erreichbar ist, prüfen wir im Pilot anhand gemeinsam definierter Kennzahlen. Ein bestimmtes wirtschaftliches Ergebnis wird nicht zugesichert.
Schneller ROI durch sofortige Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung
Lohnt sich die Investition für Sie?
Berechnen Sie Ihre potenzielle Ersparnis mit wenigen Klicks
Ihre Situation
Ihre potenzielle Ersparnis
Faustregel: Welche Wirkung erreichbar ist, prüfen wir im Pilot anhand gemeinsam definierter Kennzahlen. Ein bestimmtes wirtschaftliches Ergebnis wird nicht zugesichert.
Rechenbeispiel Arztpraxis
Erfolgskriterien gemeinsam festlegen
Rechenbeispiel Handwerk
Erfolgskriterien gemeinsam festlegen
Klare Preise. Passender Umfang.
Wählen Sie den passenden Einstieg. Einrichtung und laufender Betrieb sind getrennt ausgewiesen; den konkreten Einsatz stimmen wir gemeinsam ab.
Zusätzliche Funktionalität wird vor einem Angebot gemeinsam abgegrenzt. auf Anfrage. Es erfolgt keine automatische Testphase oder Beauftragung.
KI-Telefonassistent vs. Callcenter vs. Anrufbeantworter
Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen? Der direkte Vergleich:
| Kriterium | KI-Telefonassistent | Callcenter | Anrufbeantworter |
|---|---|---|---|
| Erreichbarkeit | 24/7/365, sofort | Abhängig von Schichtbesetzung | Nur Aufnahme, kein Gespräch |
| Kosten/Monat | ab 200 €/Monat (Telefonassistent). Alle Preise zzgl. MwSt. | Ab 2.500€ | 0€ (Gerätekosten) |
| Parallele Gespräche | Unbegrenzt | Begrenzt durch Personal | 1 Aufnahme gleichzeitig |
| Terminbuchung | Automatisch in Echtzeit | Manuell durch Agent | Nicht möglich |
| Gesprächsqualität | Konsistent, trainiert auf Ihr Unternehmen | Variabel, abhängig vom Agent | Keine Interaktion |
| Skalierung | Sofort, ohne Mehrkosten | Wochen für neues Personal | Nicht skalierbar |
| DSGVO-Konformität | Deutsche Server, ISO-27001-zertifiziert | Abhängig vom Anbieter | Lokal gespeichert |
| Mehrsprachigkeit | 12 Sprachen verfügbar | Begrenzt, teuer | Nicht möglich |
| Einrichtungszeit | 1–3 Wochen | 4–8 Wochen | Sofort |
| Verpasste Anrufer-Rate | Anrufarten und Übergaben gemeinsam prüfen | Kapazität und Besetzung prüfen | Rückrufquote gesondert erheben |
Stand: 2025. Callcenter-Preise basieren auf Branchendurchschnitt für dedizierte Leitungen.
Das bieten wir Ihnen
Messbare Vorteile für Ihren Kundenservice – ab dem ersten Monat
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
So profitieren Unternehmen verschiedener Branchen
Alles Wichtige im Detail
Fundiertes Wissen für Ihre Entscheidung
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu KI-Telefonassistent für Unternehmen
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist ein sprachbasierter KI-Assistent, der eingehende Anrufe annimmt, Anliegen erkennt, Rückfragen stellt, Informationen erfasst und bei Bedarf an Mitarbeitende übergibt.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent kostet im Starter-Paket ab 1.500 € Einrichtung und ab 200 € im Monat. Business beginnt bei 3.000 € Einrichtung und 350 € im Monat, Professional bei 5.000 € Einrichtung und 500 € im Monat. Lösungen mit mehreren Standorten kalkulieren wir individuell. Alle Preise zzgl. MwSt.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent lohnt sich für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Anrufen, verpassten Anfragen, Stoßzeiten, Terminbuchungen oder hohem internen Unterbrechungsaufwand, typischerweise ab 50 Anrufen pro Woche.
Wie wird der KI-Telefonassistent DSGVO-konform betrieben?
Auf Wunsch betreiben wir den KI-Telefonassistenten auf deutscher oder europäischer Infrastruktur. Datenflüsse, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen, Subprozessoren, Rollenrechte, Protokollierung und Löschfristen werden projektbezogen dokumentiert.
Müssen Anrufer über die KI informiert werden?
Anrufer sollten zu Beginn klar erkennen, dass sie mit einem KI-System sprechen. Das ist in unserem Standard-Setup enthalten und entspricht den Transparenzpflichten nach Art. 50 EU AI Act.
Wie übernimmt ein menschlicher Mitarbeiter das Gespräch?
Für kritische oder komplexe Anliegen ist eine Eskalation ins Team vorgesehen, per Weiterleitung, Rückrufvereinbarung oder Ticket. Eskalationsregeln werden in der Konzeption festgelegt.
Welche Systeme können angebunden werden?
Telefonanlage oder SIP-Trunk, Outlook- oder Google-Kalender, CRM-Systeme, Ticketsysteme, E-Mail-Postfächer, Webhooks und Standort- oder Abteilungsrouting. Die bestehende Rufnummer kann erhalten bleiben.
Werden Gespräche aufgezeichnet?
Gesprächsaufzeichnungen erfolgen nur mit sauberer Rechtsgrundlage und Einwilligung, sofern erforderlich. Alternativ können strukturierte Gesprächszusammenfassungen statt vollständiger Aufzeichnungen gespeichert werden.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein Pilot ist typischerweise in 2 bis 4 Wochen einsatzbereit. Komplexe Projekte mit mehreren Standorten, Telefonanlagen-Integration und individueller Eskalationslogik benötigen mehr Projektplanung.
Was passiert bei Notfällen?
Notfall-Erkennung ist fester Bestandteil jedes KBD-Telefonassistenten. Schlüsselwörter wie Notfall, dringend oder sofort lösen eine Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter oder Notfalldienst aus, auch außerhalb der Geschäftszeiten. Der Gesprächskontext wird mit übergeben.
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